Regulamin zakupów

Regulamin zakupów PTS

Warunki obowiązujące dostawców realizujących zamówienia dla Public Transport Service Sp. z o.o.

1. Dostawca – sprzedaje, a Zamawiający – PTS Public Transport Service Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie kupuje Towar na warunkach określonych w Zamówieniu.
2. Zamówienie określa szczegółowo: cenę, warunki płatności, ilość i rodzaj zamawianego Towaru oraz termin, miejsce i warunki jego dostawy, a także parametry i normy, które spełniać musi Towar.
3. Dostawca wraz z każdą dostawą Towaru dostarcza dokument transportowy (WZ, List Przewozowy, CMR) określający w sposób szczegółowy elementy wchodzące w skład dostawy a także pozostałe wymagane w Zamówieniu Dokumenty (certyfikaty jakości, deklaracje zgodności z wyszczególnionym w zamówieniu normami, wymaganą dokumentację Towaru).
4. Dostawca zobowiązany jest powołać się na numer Zamówienia we wszystkich dokumentach związanych z jego realizacją (dokumenty transportowe, specyfikacje, pisma, faktury, deklaracje zgodności, certyfikaty jakości).
5. Dostawca zobowiązany jest potwierdzić przyjęcie złożonego przez Zamawiającego zamówienia do realizacji w formie pisemnej (Potwierdzenie Zamówienia, także email), w terminie określonym w zamówieniu (w zależności od uzgodnień, standardowo 7 dni). Po upływie powyższego terminu, Zamówienie uznaje się za przyjęte do realizacji bez uwag.
6. Dostawca dostarcza informacje nt. użytych w procesie produkcji procesów specjalnych.
7. Dostawca musi poinformować PTS – Dyrektor Logistyki – o podwykonawcach wykonujących Zamówienie. Podwykonawca musi spełniać co najmniej takie same wymagania jak dostawca. Podwykonawca musi być audytowany przez PTS.
8. PTS ma prawo do wykonywania u Dostawcy audytów oraz Kontroli FAI po uprzednim uzgodnieniu terminu. W trakcie audytów i kontroli FAI może być obecny Przedstawiciel Klienta PTS. Audytom podlega organizacja firmy, kwalifikacje personelu, wyposażenie. Audytom mogą podlegać także Podwykonawcy.
9. Dostawca musi zgłaszać PTS wszelkie zmiany wprowadzane w Dostawie.
10. Dostawca w przypadku niezgodnej Dostawy może wystąpić z Kartą odstępstw. Każdorazowo musi się zgodzić PTS na proponowane odstępstwo.
11. W przypadku gdy przesłane przez Dostawcę Potwierdzenie Zamówienia zawierać będzie warunki niezgodne z warunkami Zamówienia, Zamawiający ma prawo, w terminie 5 dni od daty otrzymania Potwierdzenia Zamówienia, odstąpić od złożonego Zamówienia lub uzgodnić z Dostawcą nowe warunki, po czym Zamówienie uważa się za zaakceptowane do realizacji przez obie Strony.
12. Dostawca powiadomi Zamawiającego o gotowości Towaru do wysyłki pisemnie (faks, mail) co najmniej 3 dni robocze przed planowaną datą dostawy Towaru.
13. Kontrola ilościowa dostarczonego Towaru oraz jego stanu po transporcie odbywa się niezwłocznie po jego dostarczeniu do miejsca magazynowania Zamawiającego wskazanego w Zamówieniu, poprzez porównanie zgodności dostarczonej ilości z dokumentami transportowymi oraz poprzez oględziny opakowań i zewnętrznego stanu Towaru. Sprawdzanie czy dołączone są do dokumentów dostawy deklaracje zgodności (np. palności, WE, itp.), certyfikaty jakości wg PN EN 10204.
14. W przypadku gdy ilość Towaru nie będzie zgodna z dokumentami transportowymi lub gdy dostarczony Towar będzie uszkodzony lub dostawa nie będzie zgodna z warunkami Zamówienia, lub stwierdzi się brak deklaracji zgodności, certyfikatów jakości, Zamawiający zaznaczy powyższą niezgodność w dokumentach transportowych oraz poinformuje poprzez Reklamację o tym fakcie Dostawcę. Dostawca zobowiązany jest w terminie maksymalnie 3 dni kalendarzowych od daty zgłoszenia niezgodności przez Zamawiającego dostarczyć na własny koszt brakujące elementy dostawy lub wymienić wadliwy Towar na wolny od wad.
15. Gdy dostawa po oględzinach lub badaniach nie odpowiada wymaganiom Zamówienia (normy przedmiotowe) Zamawiający wystawi Reklamację i poinformuje fax, mail. Dostawcę. Dostawca zobowiązany jest w terminie 3 dni roboczych od daty zgłoszenia niezgodności, dostarczyć na własny koszt towar wolny od wad.
16. W przypadku opóźnienia Dostawcy w realizacji Zamówienia w stosunku do terminów uzgodnionych w Zamówieniu i Potwierdzeniu Zamówienia, Zamawiający ma prawo obciążyć Dostawcę karą w wysokości 1 % wartości opóźnionej dostawy Towaru za każdy dzień opóźnienia.
17. W przypadku opóźnienia Zamawiającego w dokonaniu zapłaty ceny za dostarczony Towar Dostawca ma prawo obciążyć Zamawiającego odsetkami w wysokości ustawowej.
18. W przypadku gdy kary określone powyżej nie pokryją poniesionej szkody, Zamawiający dochodzić może odszkodowania uzupełniającego.
19. Dostawca gwarantuje, że w okresie gwarancji, określonym w Zamówieniu, parametry techniczne Towaru zgodne będą z wymaganiami Zamawiającego określonymi w Zamówieniu oraz że w okresie gwarancji Towar będzie wolny od wad, które uniemożliwiałyby jego prawidłową eksploatację.
20. W przypadku gdy w okresie gwarancji wystąpi wada Towaru, Zamawiający zobowiązany jest powiadomić Dostawcę o tym fakcie w formie pisemnej (faks, email) przekazując Zgłoszenie Reklamacyjne. Dostawca zobowiązany jest usunąć powstałą wadę Towaru najpóźniej w terminie 48 godzin od daty otrzymania Zgłoszenia Reklamacyjnego lub w innym terminie uzgodnionym z Zamawiającym poprzez naprawę lub wymianę wadliwego Towaru.
21. W przypadku opóźnienia Dostawcy w realizacji zobowiązań gwarancyjnych Zamawiający ma prawo obciążyć Dostawcę karą w wysokości 0,4% wartości uszkodzonego Towaru za każdy dzień opóźnienia. Kary naliczone przez Zamawiającego nie mogą przekroczyć maksymalnej kwoty 20% wartości Zamówienia. W przypadku gdy kary określone powyżej nie pokryją poniesionej szkody, Zamawiający dochodzić może odszkodowania uzupełniającego.
22. W przypadku realizacji usługi naprawy, remontu lub modernizacji Dostawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu wszystkich elementów zdemontowanych, które zostały wymienione na nowe w trakcie realizacji naprawy, chyba że strony postanowią inaczej w odrębnej umowie. Przekazanie wymienionych elementów powinno nastąpić niezwłocznie po zakończeniu naprawy, w stanie nienaruszonym, umożliwiającym ich identyfikację.